Für ein Amt wurde die 2013 erarbeitete erste Zukunftsstrategie zur Ortsentwicklung der amtszugehörigen 16 Gemeinden in allen kommunalen Lebensbereichen an die aktuellen Bedarfslagen und Rahmenbedingungen angepasst. Von besonderer Bedeutung war dabei die Identifikation digitaler Angebote. Ausgehend von den Eckdaten der demographischen sowie wohnbaulichen Entwicklung wurden unter aktiver Beteiligung der BügermeisterInnen, der Gemeindevertretungen sowie von rd. 1.000 Einwohnerinnen und Einwohnern ortsspezifische Ziele für die zukünftige Entwicklung u. a. in den Bereichen Mobilität, Umwelt & Energie, ehrenamtliches Engagement, Gesundheit, Kultur, Sport, Bildung, Tourismus & Naherholung sowie lokale Wirtschaft erarbeitet. Ergänzende Planungen auf Amtsebene unterstützen dabei die Ortsentwicklung.
Projekte
Projekte
Chatbot Kfz-Zulassungsstelle
Für eine Kreisverwaltung hat Höhn Consulting einen digitalen Assistenten auf Basis moderner Chatbot-Technologie umgesetzt. Auf der Basis einer fachlichen Analyse der Kundenanfragen wurden durch unser Team über 90 FAQs identifiziert, die in rund 500 Varianten trainiert wurden. Künstliche Intelligenz sorgt dafür, dass unzählige weitere Frageformulierungen, auch bruchstückhaft oder sprachlich fehlerhaft eingegebene, vom Chatbot richtig verstanden und beantwortet werden. Im Ergebnis werden rd. 90 % der durchschnittlich 1.500 digitalen Anfragen monatlich maschinell korrekt bearbeitet. Damit ist der digitale Assistent der Zulassungsstelle nicht nur rund um die Uhr erreichbar, sondern trägt auch zu einer wesentlichen Entlastung der Sachbearbeitung bei.
Digitalisierung des Reisemanagements
Höhn Consulting hat das Reisemanagement einer Landesverwaltung mit rd. 100.000 Dienstreisen im Jahr organisatorisch weitreichend optimiert und durchgängig digitalisiert. Besonders hervorzuheben ist dabei das erfolgreich umgesetzte Konzept, alle Prozess-Schritte von der Ersterstfassung der Eckdaten der Dienstreise bis zur Auszahlung des Reisekostenanspruchs digital abzubilden. Papier findet in diesem aktuell modernsten Verwaltungsprozess der Landesverwaltung nicht mehr statt, der Durchlauf der Bearbeitung, vormals mehrere Wochen, konnte auf wenige Tage verringert werden. Überdies ist erstmals der Status der Bearbeitung für den/die AntragstellerIn jederzeit online einsehbar. Im Ergebnis wird in diesem wegweisend digitalisierten internen Verwaltungsprozess nicht nur Personalaufwand maßgeblich reduziert, sondern gleichzeitig die Servicequalität signifikant gesteigert.
Vorgehensstandard Digitalisierung
Für eine Kreisverwaltung wurde von Höhn Consulting ein „Vorgehensstandard für die Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in der Kreisverwaltung“ entwickelt. Ziel des Projektes war die Entwicklung eines mit den Akteuren der Verwaltungsmodernisierung in der Kreisverwaltung abgestimmten und von allen mitgetragenen Vorgehensstandards, der sowohl methodische als auch werkzeugbezogene Festlegungen einschloss. Der entwickelte Vorgehensstandard umfasst die Handlungsfelder Projektmanagement, Prozessmanagement, Controlling und Kollaboration.
Initialisierung eines Digitalisierungsprogramms
Im Rahmen der Initialisierung des Digitalisierungsprogramms einer Landesregierung hat das HC-Team 15 Digitalisierungsprojekte in allen Bereichen der Landesverwaltung in enger Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen der Ressorts nach den Vorgaben von PRINCE 2 aufgestellt und damit die Grundlage für ihre erfolgreiche Durchführung geschaffen. Unsere Beratung umfasste dabei jeweils die Detaillierung des „Business Case“, die Beschreibung des Projektendprodukts und des Projektlösungsansatzes sowie die Erarbeitung der Struktur des Projektmanagementteams und der zugehörigen Rollenbeschreibungen.