Höhn Consulting hat das Reisemanagement einer Landesverwaltung mit rd. 100.000 Dienstreisen im Jahr organisatorisch weitreichend optimiert und durchgängig digitalisiert. Besonders hervorzuheben ist dabei das erfolgreich umgesetzte Konzept, alle Prozess-Schritte von der Ersterstfassung der Eckdaten der Dienstreise bis zur Auszahlung des Reisekostenanspruchs digital abzubilden. Papier findet in diesem aktuell modernsten Verwaltungsprozess der Landesverwaltung nicht mehr statt, der Durchlauf der Bearbeitung, vormals mehrere Wochen, konnte auf wenige Tage verringert werden. Überdies ist erstmals der Status der Bearbeitung für den/die AntragstellerIn jederzeit online einsehbar. Im Ergebnis wird in diesem wegweisend digitalisierten internen Verwaltungsprozess nicht nur Personalaufwand maßgeblich reduziert, sondern gleichzeitig die Servicequalität signifikant gesteigert.
Projekte
Vorgehensstandard Digitalisierung
Für eine Kreisverwaltung wurde von Höhn Consulting ein „Vorgehensstandard für die Optimierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in der Kreisverwaltung“ entwickelt. Ziel des Projektes war die Entwicklung eines mit den Akteuren der Verwaltungsmodernisierung in der Kreisverwaltung abgestimmten und von allen mitgetragenen Vorgehensstandards, der sowohl methodische als auch werkzeugbezogene Festlegungen einschloss. Der entwickelte Vorgehensstandard umfasst die Handlungsfelder Projektmanagement, Prozessmanagement, Controlling und Kollaboration.
Initialisierung eines Digitalisierungsprogramms
Im Rahmen der Initialisierung des Digitalisierungsprogramms einer Landesregierung hat das HC-Team 15 Digitalisierungsprojekte in allen Bereichen der Landesverwaltung in enger Zusammenarbeit mit den Projektverantwortlichen der Ressorts nach den Vorgaben von PRINCE 2 aufgestellt und damit die Grundlage für ihre erfolgreiche Durchführung geschaffen. Unsere Beratung umfasste dabei jeweils die Detaillierung des „Business Case“, die Beschreibung des Projektendprodukts und des Projektlösungsansatzes sowie die Erarbeitung der Struktur des Projektmanagementteams und der zugehörigen Rollenbeschreibungen.
Digitaler Masterplan eines Bildungsministeriums
Mit dem „Digitalen Masterplan Kultur“ hat die Landesregierung eine digitale Strategie für die Kultureinrichtungen des Landes vorgelegt. Kernstück des Strategiepapiers ist die Errichtung einer zentralen Organisation mit Expertise im kulturellen sowie digitalen Bereich, um die verschiedenen Kulturbetriebe und -bereiche des Landes auf dem Weg des digitalen Wandels durch Informationen, Qualifizierung, digitale Services, Netzwerke, Kooperationen und Ideengenerierung zu unterstützen. Die Errichtung des Zentrums sowie die Pilotierung erster Angebote ist durch die Höhn Consulting in der Rolle als ProjektmanagerIn maßgeblich mitgestaltet worden.
Optimierung des Pandemie-Managements
Die Corona-Pandemie stellt die Gesundheitsämter bundesweit vor große Herausforderungen. Dies hängt auch damit zusammen, dass einige Arbeitsschritte aufgrund diverser Medienbrüche mehrfach und teilweise analog ausgeführt werden müssen. Auf Basis einer Anforderungsanalyse sowohl für eine bessere IT-Unterstützung als auch organisatorisch-prozessuale Aspekte konnten wir im Gesundheitsdienst einer Großstadt die wesentlichen Hemmnisse identifizieren und entsprechende Anforderungen an eine künftige IT-Lösung ableiten, die die zugrundeliegenden Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch nachhaltig verschlankt und optimiert.